Todos tenemos documentos importantes que debemos cuidar y conservar: por ejemplo, pólizas de seguro, documentos hipotecarios, documentos de nacimiento, de matrimonio, archivos médicos y algunos otros por el estilo. Es importante saber dónde encontrar estos documentos cuando usted los necesite. Si acaso hay alguna emergencia o desastre, debe mantener estos documentos en un lugar seguro, fuera de peligro y protegiéndolos de robo.
Le sugerimos a continuación las formas más comunes de guardar documentos financieros. Cada uno ofrece ventajas y desventajas, por lo que usted debe considerar cuidadosamente sus necesidades al elegir cómo guardar documentos importantes.
Archivero metálico con chapa
Un archivero metálico con chapa puede ser una solución de almacenamiento económica y práctica para guardar documentos los cuales usted necesita tener a la mano, tales como facturas, garantías, archivos médicos, recibos y pólizas de seguro. Sin embargo, aún cerrado con llave puede ser abierto, y los documentos robados. También, está susceptible a desastres naturales tales como incendios e inundaciones.
Cajas fuertes
Las hay en diferentes tamaños, modelos y niveles de protección, a prueba de incendios y otros desastres naturales. Una caja fuerte que está asegurada al piso o escondida en algún lugar difícil de encontrar pero accesible al propietario, ofrece seguridad y accesibilidad. Además, puede compartir la ubicación y la combinación de su caja fuerte con un familiar de confianza; así otra persona que usted elija tendrá acceso a sus documentos si fuera el caso. Los costos varían dependiendo del tamaño y tipo de caja fuerte.
Cajas de seguridad
Están disponibles para alquilar en la mayoría de las sucursales bancarias. Para tener acceso a su contenido, el cliente debe mostrar una llave asignada, una identificación y su firma. Cajas de seguridad son altamente resistentes a incendios, inundaciones y desastres naturales y pueden ser un lugar seguro para guardar los documentos importantes difíciles o imposibles de reemplazar. Sin embargo, no es recomendable guardar documentos que requieren acceso inmediato. El acceso a cajas de seguridad se limita a los horarios de los bancos por lo que no podría utilizar el servicio mientras la sucursal está cerrada. El banco limita las personas que pueden tener acceso a su caja de seguridad, incluso si usted le ha dado su llave a alguien de confianza, el banco no le dará acceso a una persona diferente, únicamente si la hubiesen rentado juntos. Esto puede ser un inconveniente en casos de emergencia.
Disco duro portátil
Un disco duro portátil se encuentra fuera de una computadora en una superficie cercana y está conectado a través de un cable de alta velocidad, que permite la transferencia y el almacenamiento de datos. Los discos duros permiten copiar fácilmente información, almacena documentos electrónicos, fotos y otros archivos. Esto también puede ayudar en reducir la cantidad de papeleo. Sin embargo, es importante tomar en cuenta que copias electrónicas de ciertos documentos como actas de nacimiento, o el título de su vehículo o casa, usualmente no son aceptables. Siempre mantenga las copias originales de documentos importantes en algún lugar seguro. Por su misma portabilidad un disco duro externo, también puede ser riesgoso ya que fácilmente puede ser robado o dañado.
Memorias USB
Las unidades Flash USB son dispositivos de almacenamiento portátiles de tamaño pequeño y se utilizan para almacenar entre otros, documentos financieros, música, clips de vídeo e imágenes digitales. Estas unidades son económicas y fáciles de usar, solo se necesita enchufarlas al conector USB de su computadora y así usted puede copiar una gran cantidad de información en este pequeño dispositivo. El inconveniente es que debido a su tamaño, pueden ser fácilmente perdidos o robados.
Almacenamiento de datos en la red
El almacenamiento de datos en la red, o comúnmente conocido como almacenamiento de datos de nube se refiere a guardar información y datos en un sistema de almacenamiento externo mantenido por un tercero. En lugar de almacenar información en un disco duro, toda su información la sube a un sitio de
almacenamiento en la red. El usuario puede tener acceso a sus archivos desde cualquier computadora con conexión a internet. Algunos de estos servicios se ofrecen de forma gratuita con almacenamiento limitado, mientras que otros cobran una tarifa fija o cuota mensual. Asegúrese de utilizar un servicio confiable que encripta, asegura y protege sus datos.
Una vez que los documentos se almacenan de forma apropiada, asegúrese de informar a personas de su total confianza, cónyuge, abogado, etcétera, para que pueda encontrar su información en su ausencia.
*Estos consejos fueron proporcionados por Rudy Maldonado, experto en administración de Union Bank.
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